Об утверждении Положения о защите персональных данных

АДМИНИСТРАЦИЯ  БАЕВСКОГО  СЕЛЬСОВЕТА

БАЕВСКОГО  РАЙОНА        АЛТАЙСКОГО  КРАЯ

 

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

 

от   25.01.2019    №  4

с. Баево

Об утверждении Положения о

защите персональных данных

 

 

            Во исполнение требований главы 14 Трудового Кодекса Российской Федерации «Защита персональных данных работника» и Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Администрация сельсовета  п о с т а н о в и л а 

 

1. Утвердить Положение о защите персональных данных работников, ввести его в действие с 09.01.2019 года.
2. Утвердить перечень должностей, допущенных к работе с персональными данными работниками с определением полноты допуска:

- глава сельсовета -  Букреева Н.П., доступ без ограничений;

- заместитель главы сельсовета - Брынцева Н.Г., доступ без ограничений;

- главный специалист – Грищенко И.В., доступ без ограничений;

- инспектор ВУС – Холудеева Е.А., доступ без ограничений.

3. Назначить ответственным лицом за получение, обработку и хранение персональных данных сотрудников  заместителя главы сельсовета                    Брынцеву Н.Г.                             
4. Ознакомить ответственному лицу всех сотрудников по указанному списку с Положением о защите персональных данных работников и заключить с ними Обязательство о неразглашении персональных данных работников.

 

 

Глава сельсовета                                                                               Н.П. Букреева

 

 

 

 

 

УТВЕРЖДЕНО

постановлением

от  25.01.2019  № 4

ПОЛОЖЕНИЕ

о персональных данных работников

 

1. Общие положения.

 

• Целью положения об обработке персональных данных работников (далее – Положение) является обеспечения требований Федерального закона от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»  и иных правовых актов, регулирующих использование персональных данных,  защита персональных данных работников Администрации Баевского сельсовета (далее – Администрация) от несанкционированного доступа, неправомерного их использования или утраты, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.
• Положение разработано в соответствии со статьями 85-90 Трудового Кодекса Российской Федерации, Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом «О персональных данных», Правилами внутреннего трудового распорядка Организации.
• Порядок ввода в действие и изменения Положения.
  • Положение вступает в силу с момента утверждения его Главой сельсовета и действует бессрочно, до замены его новым положением.
  • Все изменения в Положения вносятся соответствующим постановлением.
• Все работники Администрации должны быть ознакомлены с настоящим Положением под подпись.
• Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случае их обезличивания и по истечении 75 лет срока их хранения, или продлевается на основании заключения экспертной комиссии Администрации, если иное не определено законом.

1.8. Основным инфраструктурным ресурсом Администрации для осуществления операций с персональными данными являются информационные системы, представляющие собой:

• комплексы автоматизированной обработки персональных данных (позволяющих осуществлять операции с персональными данными в виде файлов, доступ к которым регулируется в соответствии с положениями локальных правовых актов предприятия, федеральных, региональных и муниципальных НПА);
• документацию на бумажных носителях (доступ к которым также осуществляется в соответствии с положениями локальных правовых актов и законодательства РФ).

2. Основные понятия.

 

• Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

- персональные данные работника – любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации работнику, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями;

- обработка персональных данных – сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных работников Администрации;

- конфиденциальность персональных данных – обязательное для соблюдения назначенного ответственного лица, получившего доступ к персональным данным работников, требование не допускать их распространения  без согласия работника или иного законного основания;

- распространение персональных данных – действия, направленные на передачу персональных данных работников определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных работников в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным работников каким-либо иным способом;

-использование персональных данных – действия (операции) с персональными данными, совершаемые должностным лицом Администрации в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении работников либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц;

-блокирование персональных данных – временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных работников, в том числе их передачи;

-уничтожение персональных данных – действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных работников или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных работников;

-обезличивание персональных данных – действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному работнику;

-общедоступные персональные данные – персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия работника или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.

-информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

-документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.

3. Состав персональных данных работников.

 

• В состав персональных данных работников Администрации входят:

• анкетные и биографические данные;
• образование;
• сведения о трудовом и общем стаже;
• сведения о составе семьи;
• паспортные данные;
• сведения о воинском учете;
• сведения о заработной плате;
• сведения о социальных льготах;
• специальность,
• занимаемая должность;
• наличие судимостей;
• адрес места жительства;
• домашний телефон;
• место работы или учебы членов семьи и родственников;
• содержание трудового договора;
• состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей;
• содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;
• подлинники и копии распоряжений по личному составу;
• личные дела и трудовые книжки сотрудников;
• основания к распоряжениям по личному составу;
• дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям;
• копии отчетов, направляемые в органы статистики.
  • Данные документы являются конфиденциальными, при этом, учитывая их массовость и единое место обработки и хранения - соответствующий гриф ограничения на них не ставится.

 

4. Обработка персональных данных.

 

• В целях обеспечения прав и свобод работника Администрации и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:
  • Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
  • При определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных работника, работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым Кодексом и иными федеральными законами.
  • Получение персональных данных может осуществляться как путем представления их самим работником, так и путем получения их из иных источников.
  • Персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а так же о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
  • Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений данные о частной жизни работника (информация о жизнедеятельности в сфере семейных бытовых, личных отношений) могут быть получены и обработаны работодателем только  с его письменного согласия.
  • Работодатель не имеет право получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
• К обработке, передаче и хранению персональных данных работника могут иметь доступ сотрудники:

• бухгалтерии;
• отдела персонала;
• инспектор ВУС.
  • Использование персональных данных возможно только в соответствии с целями, определившими их получение.
    • Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации. Ограничение прав граждан Российской Федерации на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством.
  • Передача персональных данных работника возможна только с согласия работника или в случаях, прямо предусмотренных законодательством.
    • При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:
  • не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
  • не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
  • предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;
  • разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, определенным приказом по организации, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
  • не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
  • передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым Кодексом, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
    • Передача персональных данных от держателя или его представителей внешнему потребителю может допускаться в минимальных объемах и только в целях выполнения задач, соответствующих объективной причине сбора этих данных.
    • При передаче персональных данных работника потребителям (в том числе и в коммерческих целях) за пределы организации работодатель не должен сообщать эти данные третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника или в случаях, установленных федеральным законом.
  • Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных сотрудника распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации.
  • Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации по телефону или факсу.
  • Хранение персональных данных должно происходить в порядке, исключающем их утрату или их неправомерное использование.
  • При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения. Работодатель учитывает личные качества работника, его добросовестный и эффективный труд.

 

5. Комплекс документов, сопровождающий процесс оформления трудовых отношений работника в Администрации при его приеме, переводе и увольнении.

 

• Информация, представляемая работником при поступлении на работу в Администрацию, должна иметь документальную форму. При заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

• паспорт гражданина Российской Федерации;
• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, либо трудовая книжка у работника отсутствует в связи с ее утратой или по другим причинам;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
• свидетельство о присвоении ИНН.
  • При оформлении работника в Организацию работником отдела кадров заполняется унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника», в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:
• общие сведения (Ф.И.О. работника, дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, паспортные данные);
• сведения о воинском учете;
• данные о приеме на работу;

В дальнейшем в личную карточку вносятся:

• сведения о переводах на другую работу;
• сведения об аттестации;
• сведения о повышении квалификации;
• сведения о профессиональной переподготовке;
• сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;
• сведения об отпусках;
• сведения о социальных гарантиях;
• сведения о месте жительства и контактных телефонах.
  • В отделе персонала Администрации создаются и хранятся следующие группы документов, содержащие данные о работниках в единичном или сводном виде:
    • Документы, содержащие персональные данные работников (комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении; комплекс материалов по анкетированию, тестированию; проведению собеседований с кандидатом на должность; подлинники и копии распоряжений по личному составу; личные дела и трудовые книжки работников; дела, содержащие основания к распоряжению по личному составу; дела, содержащие материалы аттестации работников; служебных расследований; справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы); подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству Администрации, руководителям структурных подразделений; копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения).
    • Документация по организации работы структурных подразделений (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников, распоряжения, указания руководства Администрации); документы по планированию, учету, анализу и отчетности в части работы с персоналом Администрации.

 

 

 

6. Доступ к персональным данным.

 

• Внутренний доступ (доступ внутри Администрации).
  • Право доступа к персональным данным сотрудника имеют:
• Глава сельсовета;
• сотрудники отдела персонала Администрации;
• сотрудники бухгалтерии организации;
• сам работник, носитель данных.
• другие сотрудники организации при выполнении ими своих служебных обязанностей.

 

• Перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, определяется распоряжением Главы сельсовета.

• Внешний доступ.
  • К числу массовых потребителей персональных данных вне организации можно отнести государственные и негосударственные функциональные структуры:
• налоговые инспекции;
• правоохранительные органы;
• органы статистики;
• военкоматы;
• органы социального страхования;
• пенсионные фонды;
• подразделения муниципальных органов управления;
  • Надзорно-контрольные органы имеют доступ к информации только в сфере своей компетенции.
  • Организации, в которые сотрудник может осуществлять перечисления денежных средств (страховые компании, негосударственные пенсионные фонды, благотворительные организации, кредитные учреждения), могут получить доступ к персональным данным работника только в случае его письменного разрешения.
  • Сведения о работающем сотруднике или уже уволенном могут быть представлены другой организацией только с письменного запроса на бланке организации, с приложением копии нотариально заверенного заявления работника.
  • Персональные данные сотрудника могут быть представлены родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого сотрудника.
  • В случае развода бывшая супруга (супруг) имеют право обратиться в Общество с письменным запросом о размере заработной платы сотрудника без его согласия (УК РФ).

 

 

 

7. Защита персональных данных

 

• Защита персональных данных представляет собой жестко регламентированный и динамически технологический процесс, предупреждающий нарушение доступности, целостности, достоверности и конфиденциальности персональных данных и, в конечном счете, обеспечивающий достаточно надежную безопасность информации в процессе управленческой и производственной деятельности компании.
• Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена Администрацией за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.
• Внутренняя защита.
  • Для обеспечения внутренней защиты персональных данных работников необходимо соблюдать ряд мер:
• ограничение и регламентация состава работников, функциональные обязанности которых требуют доступа к персональным данным сотрудников.
• строгое избирательное и обоснованное распределение документов и информации между работниками;
• рациональное размещение рабочих мест работников, при котором исключалось бы бесконтрольное использование защищаемой информации;
• знание работником требований нормативно – методических документов по защите информации и сохранении тайны;
• наличие необходимых условий в помещении для работы с конфиденциальными документами и базами данных;
• определение и регламентация состава работников, имеющих право доступа (входа) в помещение, в котором находится вычислительная техника;
• организация порядка уничтожения информации;
• своевременное выявление нарушения требований разрешительной системы доступа работниками подразделения;
• воспитательная и разъяснительная работа с сотрудниками подразделения по предупреждению утраты ценных сведений при работе с конфиденциальными документами;
• не допускается выдача личных дел сотрудников на рабочие места руководителей. Личные дела могут выдаваться на рабочие места только главе сельсовета, работникам отдела персонала и в исключительных случаях, по письменному разрешению руководителя, - руководителю структурного подразделения (например, при подготовке материалов для аттестации работника).
  • Защита персональных данных сотрудников на электронных носителях.

           Все папки, содержащие персональные данные сотрудника, должны иметь ограниченный доступ (только для сотрудников отдела персонала).

• Внешняя защита.
  • Для обеспечения внешней защиты персональных данных сотрудников необходимо соблюдать ряд мер:
• порядок приема, учета и контроля деятельности посетителей;
• пропускной режим организации;
• учет и порядок выдачи пропусков;
• технические средства охраны (электронный ключ, сигнализации);
• порядок охраны территории, зданий, помещений, транспортных средств;
  • Все лица, связанные с получением, обработкой и защитой персональных данных, обязаны не разглашать персональные данные работников.
  • Кроме мер защиты персональных данных, установленных законодательством, работодатели, работники и их представители могут вырабатывать совместные меры защиты персональных данных работников.

 

8. Права и обязанности работника.

 

• Работники должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
• В целях защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работник имеет право:

• требовать исключения или исправления неверных или неполных данных;
• получать свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные.
• персональные данные оценочного характера дополнить заявлением, содержащим его собственную точку зрения;
• определять своих представителей для защиты своих персональных данных;
• на сохранение и защиту своей личной жизни и семейной тайны.
  • Работник обязан передавать Администрации комплекс достоверных, документированных персональных данных, состав которых установлен Трудовым Кодексом РФ, а также своевременно сообщать об изменениях своих персональных данных.
  • Работники ставят Администрацию в известность об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения, что получает отражение в трудовой книжке на основании представленных документов. При необходимости изменяются данные об образовании, профессии, специальности, присвоении нового разряда и пр.

 

 

9. Ответственность за разглашение конфиденциальной информации,

связанной с персональными данными.

 

• Руководитель, разрешающий доступ сотрудника к конфиденциальному документу, несет персональную ответственность за данное разрешение.
• Каждый сотрудник организации, получающий для работы конфиденциальный документ, несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.
• Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.